제휴 및 광고 고지: 이 글은 자동화 도구를 비교하고 선택하는 독자를 위한 정보성 글입니다. 일부 링크에는 제휴 또는 광고 성격이 포함될 수 있으며, 최종 도입 전 공식 요금제와 약관을 확인해야 합니다.
같은 고객에게 전화하고도 다른 직원이 다시 처음부터 질문한다면 연락처 수보다 기록의 연결 상태를 먼저 보세요. 허브스팟에서는 고객 정보와 영업 활동을 한 레코드에서 확인하는 흐름을 만들 수 있습니다. 목표는 연락처를 많이 가져오는 것이 아니라 ‘어떤 거래에 관해 무슨 약속을 했는지’를 찾을 수 있게 하는 것입니다.
무료 도구와 추가 기능의 경계를 먼저 확인하기
공식 CRM 소개는 무료 도구에 연락처·거래·작업 관리를 포함하며, 무료 이용과 상위 유료 기능을 구분합니다. 사용자·연락처 한도도 안내하므로 팀 규모와 현재 계정의 사용량을 대조하세요. 이 글에서는 자동화 워크플로우나 대량 영업 메일이 무료 CRM에 모두 포함된다고 전제하지 않습니다. HubSpot 무료 CRM 안내
도입 메모에 필요한 사용자 수, 현재 연락처 수, 수동 기록으로 충분한지, 자동 알림이 필요한지를 따로 적습니다. 무료 도구로 기록 업무를 운영할 수 있어도 특정 자동화 때문에 추가 구독이 필요할 수 있습니다. 구매 판단은 기능 이름과 계정에 표시되는 지원 조건으로 확인합니다.
연락처·회사·거래를 한 덩어리로 만들지 않기
가상 업체 ‘해솔인쇄’가 ‘모아서점’과 소책자 제작을 상담한다고 가정합니다. 서점 담당자는 연락처, 서점은 회사, 소책자 제작 건은 거래로 구분하는 운영 예시입니다. 같은 담당자가 나중에 포스터를 주문하면 연락처를 또 만들기보다 별도 거래로 관리할지 판단합니다.
- 등록 전에 이메일과 회사명을 검색해 기존 연락처가 있는지 확인합니다. 이름만 같다고 같은 사람으로 합치지 않습니다.
- 새 연락처를 만들거나 기존 레코드를 열고 해당 회사와 거래의 연결을 확인합니다.
- 전화에서 확인한 수량·납기 요청은 활동 기록에 남깁니다. 확정 사실과 고객의 희망 조건을 구분합니다.
- 견적 작성 작업에는 담당자와 실제 합의한 기한을 정합니다.
- 거래를 열어 활동과 작업이 그 거래에 연결되어 있는지 다시 확인합니다.
HubSpot은 레코드에서 통화·메일·회의 등의 활동을 수동으로 기록하고 작업을 만들 수 있습니다. 외부에서 진행한 연락도 기록할 수 있지만, 저장 가능한 활동 수는 객체·활동 종류·구독에 따라 다릅니다. 활동 생성·기록 도움말
기록 한 건을 이렇게 남기기
다음은 가상 상담 기록입니다.
9월 28일 전화: 소책자 200부 문의. 고객은 10월 8일 수령을 희망함. 제작 가능일은 아직 확인하지 않음. 고객이 표지 파일을 다시 전달하기로 함. 담당 민서는 파일 수신 후 견적을 작성하고 9월 30일에 진행 상황을 알리기로 함.
‘견적 상담 완료’ 한 줄보다 이 기록이 다음 행동을 설명합니다. 작업 제목은 ‘모아서점 표지 파일 확인 후 견적 작성’으로 하고, 본문에 고객 약속과 미확인 납기를 연결합니다. 파일을 아직 받지 않았다면 작업 완료로 처리하지 않습니다.
이력이 안 보일 때의 확인 순서
| 증상 | 먼저 확인할 점 | 처리 |
|---|---|---|
| 다른 거래에 통화 기록이 보임 | 활동의 연결 레코드 | 원래 상담 건과 연결을 대조해 수정 |
| 같은 이메일로 기록이 나뉨 | 기존 레코드·가져오기 기록 | 사람이 동일 고객 여부 확인 후 정리 |
| 메일을 보냈는데 이력이 없음 | 실제 전송 위치와 기록·연동 상태 | 발송 사실을 확인한 뒤 수동 기록 |
| 다른 직원에게 고객이 안 보임 | 레코드 접근 권한 | 관리자가 업무상 필요한 범위 확인 |
매일 끝에 미완료 작업을 보고 담당자·기한·연결 거래가 모두 있는지 점검하세요. 작업이 없다는 이유만으로 거래가 끝났다고 판단하지 말고 마지막 대화에 다음 약속이 있는지도 확인합니다.
2026년 9월 27일 공식 자료 기준입니다. 실제 계정의 무료 한도, 권한, 메일 연결 상태는 확인하지 않았으며 가져오기나 고객 연락을 실행하지 않았습니다.
