제휴 및 광고 고지: 이 글은 자동화 도구를 비교하고 선택하는 독자를 위한 정보성 글입니다. 일부 링크에는 제휴 또는 광고 성격이 포함될 수 있으며, 최종 도입 전 공식 요금제와 약관을 확인해야 합니다.
반복 요청을 받는 팀이라면 요청자가 담당자를 찾게 하기보다, 한 프로젝트에서 유형을 선택하고 정해진 담당자에게 전달하는 방식이 편리합니다. 다만 프로젝트에 작업이 추가됐다는 사실만으로 요청 내용이 완성된 것은 아닙니다. 입력 경로와 필수 분류값을 먼저 맞춰야 합니다.
배정표를 먼저 합의하기
아래는 실제 조직 설정이 아닌 설계 예시입니다.
| 요청 유형 | 기본 담당 | 배정 뒤 확인할 일 |
|---|---|---|
| 자료 수정 | 콘텐츠 담당 | 원본 링크와 수정 범위 |
| 계정 문의 | 운영 담당 | 계정 소유자 확인 |
| 기타·분류 미정 | 접수 담당 | 적절한 팀 재분류 |
고객이 ‘긴급’이라고 입력했다고 무조건 빠른 처리 기한을 약속하지 않습니다. 요청자가 원하는 날짜와 팀이 승인한 마감일을 구분하고, 필요한 자료가 없는 요청은 접수 담당자가 보완합니다.
프로젝트와 접수 항목 준비하기
프로젝트의 Customize에서 요청 유형 사용자 지정 필드를 추가합니다. 제목, 요청 내용, 원본 자료 링크, 희망 일정도 접수 시 확인합니다. Forms를 사용할 수 있는 계정이라면 질문의 답을 유형 필드에 연결해, 제출로 생성되는 작업에 분류값이 들어오도록 구성합니다. Customize는 필드·규칙·폼을 설정하는 진입점입니다. Customize 안내
공식 문서에서 Rules는 Starter 이상 등의 유료 플랜 기능으로 안내합니다. 기존 플랜 명칭도 함께 표기되므로 현재 계정의 사용 가능 기능과 권한을 먼저 확인합니다. 이 글은 무료 계정에서 같은 구성을 쓸 수 있다고 전제하지 않습니다. 규칙 작업 안내
추가된 요청을 조건에 따라 배정하기
- Customize → Add rule → Create custom rule을 엽니다.
- When에서 작업이 프로젝트에 추가되는 트리거를 선택합니다.
- Check if에 요청 유형 조건을 넣습니다. 자료 수정·계정 문의 등 서로 겹치지 않는 값으로 나눕니다.
- Do this에서 각 분류의 담당자를 지정합니다. 처음에는 담당자 배정만 설정하고, 마감일은 팀 기준이 확정된 뒤 추가합니다.
- 규칙 이름에 대상과 목적을 적고 Publish로 저장합니다. 별도의 검증 프로젝트에서 만든 샘플 요청으로 분류별 결과를 확인한 뒤 운영 규칙을 적용합니다.
이 절차는 사용자 지정 필드값에 따라 담당자와 일정을 정하는 공식 예시를 요청 유형에 응용한 것입니다. 트리거와 조건이 함께 맞아야 실행됩니다. 조건을 사용한 배정 공식 예시
배정되지 않는 요청의 처리
수동으로 빈 작업을 추가하고 나중에 유형을 입력하면 폼으로 한 번에 제출한 경우와 입력 순서가 다릅니다. ‘작업 추가’ 규칙이 후속 필드 편집까지 언제나 처리한다고 가정하지 마세요. 팀에서 사용할 입력 경로를 정하고, 값 변경을 처리하려면 별도 트리거 규칙으로 설계해 확인합니다. 미분류 작업은 접수 담당자가 보는 목록에 남깁니다.
여러 규칙이 같은 담당자를 바꾼다면 마지막 결과만 보고 정상이라고 판단하지 말고 규칙 조건을 겹치지 않게 정리합니다. 담당자가 휴가인 경우도 자동 배정이 처리 가능 여부를 확인해 주지는 않으므로 대체 담당자를 정합니다.
배정 후 담당자는 범위와 납기를 승인하고 필요한 경우 요청자에게 다시 확인합니다. 자동화의 완료 기준은 ‘올바른 담당자에게 요청이 전달됨’이며, 작업 완료나 외부 답변 완료와는 별도로 확인합니다. 2026년 9월 27일 공식 자료에 근거한 안내이며 실제 Asana 계정에서 실행 시험을 한 결과는 아닙니다.
